Regulamin Wydarzeń organizowanych przez Fundację Pro Kolej oraz Doradztwo Kolejowe sp. z o.o.

§1

Przepisy ogólne

1. Ilekroć Regulaminie występują poniżej zdefiniowane pojęcia, należy je rozumieć w sposób następujący:

Regulamin – niniejszy dokument, sporządzony z uwzględnieniem art. 8 ustawy z dnia 18 lipca
2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344).

Organizator – Fundacja Pro Kolej, ul. Skorupki 5, 00-546 Warszawa, NIP 525-259-59-17 oraz Doradztwo Kolejowe sp. z o.o., ul. Skorupki 5, 00-546 Warszawa, NIP 701-077-58-35.

Strona internetowa – serwis internetowy dostępny pod adresem www.kolej365.pl.

Wydarzenia – konferencje, kongresy, spotkania on-line (webinaria), szkolenia, warsztaty itd. przygotowywane przez Organizatora, zamieszczone na Stronie internetowej.

Rejestracja – proces zgłaszania Uczestnika do udziału w Wydarzeniu.

Formularz rejestracji – funkcjonalność umożliwiająca rejestrację na Wydarzenia przygotowywane przez Organizatora.

Zamawiający – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, która deleguje osobę do udziału w Konferencji, a w przypadku Wydarzeń odpłatnych opłaca jego udział.

Uczestnik – osoba zgłoszona przez Zamawiającego do udziału w Wydarzeniu.

Siła Wyższa – zdarzenie zewnętrzne, nagłe, nieprzewidziane i niezależne od woli Organizatora
i Uczestnika, uniemożliwiające organizację Wydarzenia w całości lub w części na stałe lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności. W szczególności: klęski żywiołowe, w tym: trzęsienie ziemi, huragan, powódź, inne nadzwyczajne zjawiska atmosferyczne, akty władzy państwowej, nadzwyczajne akty prawne, stan wojenny, stan wyjątkowy, stan epidemii, pandemii.

2. Niniejszy Regulamin określa warunki organizacji Wydarzeń, a także prawa i obowiązki Zamawiających i Uczestników Wydarzeń przygotowywanych przez Organizatora.

3. Wydarzenie odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji agendy Wydarzenia, w szczególności poprzez zmianę: osób prowadzących, tematyki i kolejności wystąpień, godzin prelekcji, a także terminu, miejsca i formuły Wydarzenia np. na formę on-line albo hybrydową (częściowo stacjonarną, częściowo on-line).

5. W przypadku wystąpienia Siły Wyższej, Organizator zastrzega sobie prawo do:

1) odwołania Wydarzenia, zaś Zamawiający, który dokonał zgłoszenia na odpłatne Wydarzenie otrzymuje od Organizatora zwrot opłaty,

albo

2) przeniesienia Wydarzenia na inny dogodny terminu – opłata za Wydarzenie nie jest zwracana, chyba, że:

a) w nowym terminie Uczestnik nie będzie mógł wziąć udziału w Wydarzeniu, o czym zawiadomi Organizatora przy okazji uzyskania informacji o nowym terminie,

b) organizacja Wydarzenia w nowym terminie w dalszym ciągu nie będzie możliwa
z uwagi na Siłę Wyższą, wtedy Wydarzenie zostanie odwołane, a opłata podlega zwrotowi.

6. W przypadku dokonania zmian, o których stanowi § 1 ust. 4 oraz ust. 5 Regulaminu Organizator zobowiązuje się do poinformowania Uczestników o dokonanych modyfikacjach wysyłając wiadomość na wskazany w Formularzu rejestracji adres e-mail.

§2

Warunki Uczestnictwa 

1. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniach przygotowywanych przez Organizatora jest każdorazowo:

1) zgłoszenie chęci uczestnictwa w danym Wydarzeniu poprzez wypełnienie Formularza rejestracji dostępnego na stronie internetowej www.kolej365.pl,

2) wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, a także akceptację Regulaminu,

3) w przypadku Wydarzeń odpłatnych – uiszczenie opłaty w wysokości wskazanej przez Organizatora,

4) uzyskanie potwierdzenia zapisu od Organizatora na adres e-mail przesłany w Formularzu rejestracji.

2. Rejestracja wymaga podania następujących danych dotyczących Uczestnika:

– imię i nazwisko,

– adres e-mail,

– nazwa instytucji, którą reprezentuje Uczestnik,

– w przypadku Konferencji odpłatnych podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury (nazwa firmy/instytucji oraz NIP).

3. Termin rejestracji upływa w dniu poprzedzającym Wydarzenie.

4. W dniu wydarzenia dopisanie do listy Uczestników wydarzenia będzie możliwe jedynie w wyjątkowych przypadkach i w razie dostępności miejsc. W tym celu należy skontaktować się telefonicznie z Organizatorem pod numerem 882 099 050.

5. W przypadku Wydarzeń odpłatnych opłatę należy uiścić przed terminem wydarzenia na rachunek bankowy wskazany na fakturze wystawionej przez Organizatora.

§3

Rezygnacja z uczestnictwa

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Wydarzeniu bezpłatnym w każdym czasie, a także do wyznaczenia za siebie zastępcy, jednak w takim przypadku powinien on poinformować Organizatora o zmianie wysyłając email na adres biuro@kolej365.pl.

2. W przypadku rezygnacji z udziału w płatnym Wydarzeniu:

1) Zamawiającemu przysługuje prawo do wyznaczenia innego Uczestnika wydarzenia,

2) w przypadku rezygnacji przez Uczestnika z przyczyn leżących po jego stronie Organizator zachowuje prawo do zachowania opłaty wniesionej przez Zamawiającego na poczet organizowanego Wydarzenia.

§4

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Podczas Wydarzenia Organizator może przeprowadzać sesję fotograficzną oraz filmować jej przebieg dla celów informacyjnych, dokumentacjach, promocyjnych.

2. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z wyrażeniem nieodpłatnej, nieograniczonej ilościowo, czasowo ani terytorialnie, zgody na nieodpłatne wykorzystanie, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku uczestnika utrwalonego na zdjęciach wykonanych podczas Wydarzenia bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania. Powyższa zgoda jest jednoznaczna z tym, że fotografie i nagrania wykonane podczas Wydarzenia mogą być umieszczone w Internecie, w tym przede wszystkim na Stronie internetowej oraz na portalach społecznościowych Organizatora (facebook, Twitter, LinkedIn), a także w ofertach współpracy i prezentacjach.

3. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej w dniu Wydarzenia.

§5

Zasady porządkowe

1. Uczestnicy Wydarzenia są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych.
W przypadku stanu epidemii, pandemii przestrzeganie zasad dotyczących zachowania odległości, stosowanie środków ochrony osobistej.

2. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za szkody w obiektach, w których prowadzone są działania związane z Wydarzeniem, spowodowane przez oddelegowanych przez niego Uczestników.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.

4. Organizator Wydarzenia nie ponosi odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę majątkową lub niemajątkową poniesioną przez Uczestnika w związku z udziału w Wydarzeniu.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi, opinie, zalecenia, działania zaniechania wygłaszane przez prelegentów i Uczestników Wydarzeń. Osoby te mają swobodę wypowiedzi i wszelkie wypowiedzi oraz działania podejmują na rachunek własny.

§6

Organizacja Wydarzeń on-line

1. Informacja dotycząca dostępu do Wydarzenia, warunki techniczne oraz zasady logowania będą przesłane drogą mailową Uczestnikom nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.

2. Wymagania techniczne niezbędne do udziału w Wydarzeniu:

1) urządzenie mające dostęp do sieci Internet

2) dostęp do konta poczty elektronicznej

3) poprawnie skonfigurowana przeglądarka obsługująca pliki cookies oraz javascript. Zalecamy wykorzystanie najnowszych wersji przeglądarek: Chrome, Firefox.

3. Organizator nie ponosi kosztów udziału Uczestników w Wydarzeniu, w szczególności kosztów wykorzystania urządzeń, konta poczty elektronicznej oraz przesyłania danych (transmisji).

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakość połączenia internetowego, w tym za jakość obrazu i dźwięku docierających do Uczestników.

5. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji i publikacji materiałów audiowizualnych związanych z przebiegiem Wydarzenia.

§7

Przetwarzanie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Organizator, który przetwarza dane osobowe na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO.

2. Z Administratorem można się skontaktować drogą e-mail ado@prokolej.org .

3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia, na które dokonano rejestracji, a także przesłania zaproszeń na kolejne Wydarzenia przygotowywane przez Organizatora.

4. Dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym, w zakresie niezbędnym do zapewnienia obsługi technicznej i ochrony Wydarzenia.

5. Organizator będzie zbierał od Zamawiających/Uczestników następujące dane osobowe, o których mowa w § 2 ust. 2 Regulaminu.

6. Podstawą prawną przetwarzania danych jest wyrażenie przez Uczestnika/Zamawiającego zgody. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Wydarzeniu przygotowanym przez Organizatora.

7. Zamawiającemu oraz Uczestnikom, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:

1) sprostowania danych,

2) usunięcia danych,

3) ograniczenia przetwarzania danych,

4) przenoszenia danych,

5) wniesienia sprzeciwu,

6) cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

8. Organizator oświadcza, iż dane Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

9. Dane przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanego w § 7. ust. 3 niniejszego Regulaminu, a także  nie dłużej jednak niż do momentu cofnięcia zgody, a po tym okresie do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa.

10. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikające z:

1) przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,

2) utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,

3) nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.

12. Uczestnikom Wydarzenia w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§8

Postępowanie reklamacyjne

1. Uczestnikowi przysługuje prawo do skorzystania z postępowania reklamacyjnego.

2. Reklamacja może być wniesiona na adres e-mail: biuro@kolej365.pl i powinna zawierać: imię, nazwisko Uczestnika oraz adres poczty elektronicznej, jako również zawierać dokładny opis i powód reklamacji.

3. Organizator jest zobowiązany do ustosunkowania się do reklamacji w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i do e-mailowego powiadomienia o sposobie rozpatrzenia.

4. Pełny zakres odpowiedzialności i obowiązków Organizatora względem Zamawiającego/Uczestnika jest określony powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. 2020, poz. 875) oraz – w przypadku umów zawieranych przez z konsumentami ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 287).

§9

Postanowienia końcowe

1. Wydarzenia mają charakter zamknięty i nie stanowią imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2171).

2. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na Stronie internetowej. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika/Zamawiającego.

3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności przez właściwy sąd polubowny.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na Stronie internetowej.